Zero Inbox: E-Mail Flut für immer bewältigen & effizienter arbeiten

Zero Inbox? Leerer Posteingang? Noch nie gehört? Es wird Zeit!

 
 

Das kennt jeder, die gewaltige Menge an E-Mails ist für uns alle ein großes Problem, auch wenn es heutzutage in Unternehmen schon zahlreiche andere Tools der Kommunikation gibt. Als Eventmanager arbeite ich täglich an vielen Projekten gleichzeitig. Die verschieden Kunden wollen auf dem neusten Stand sein, meine Dienstleister erwarten Rückmeldungen und Entscheidungen müssen getroffen werden. Jeder kennt die unzähligen Nachrichten mit 20 Leuten in CC, die hin und her geschickt werden und deinen Posteingang immer wieder explodieren lässt.

Immer! Zero Inbox

Wie soll ein leerer Posteingang mir helfen meine E-Mail Flut zu bewältigen? Einfach alle E-Mails löschen? 
Zugegeben es wäre eine tollte Methode, aber nicht wirklich produktiv und so wirst du deine Ziele niemals erfolgreich umsetzen.

Als erstes möchte ich euch erklären was ihr mit dieser Methode erreicht und was das Ziel ist, danach zeige ich euch wir ihr es ganz einfach umsetzen könnt. Eine wichtige Sache vorab, ihr müsst diese Methode konsequent einsetzen und ihr werdet Erfolg haben.

Ziel: Täglich keine E-Mails im eigenem Postfach zu haben um Ablenkung zu vermeiden und Effektivität zu erhöhen. Dieses erreichen wir, indem wir Nachrichten archivieren und diese sich nicht mehr in unserem Posteingang befinden. 

Diesen Prozess müsst ihr regelmäßig üben, das Ziel erreicht ihr nicht von einem auf den anderen Tag. Versucht am Anfang so viel wie möglich zu bearbeiten und arbeitet euch an die “Null” heran. Das Gefühl jeden Abend keine einzige E-Mail im Eingang zu haben ist überwältigend.

Mehrwert

  • Keine wichtigen E-Mails mehr übersehen
  • Deutlich weniger Stress durch 1000 E-Mails
  • Du lässt niemand hängen

Es spielt keine Rolle mit welchen E-Mail Programm du beginnst. Ich persönlich empfehle Sparks ist kostenlos für iOS, macOS und bald auch Android. Ist super übersichtlich und hat viele produktive Features. Extrem nützlich Snooze und Reminder (weiter unten mehr dazu).

Routine entwickeln

  • Setzte dir feste Zeiten um in deine E-Mails zu schauen z.B. 8 Uhr und 13 Uhr
  • Die Routine darf nicht länger als 5-10 Minuten dauern, stell dir einen Timer wenn es dir hilft
  • 2 Minuten Regel:
  • E-Mails die unter 2 min dauern direkt bearbeiten
  • Alles was länger als 2 min dauert: Lege dir einen Zeitpunkt fest wann du diese bearbeitest. Dies kann später am Tag sein oder am nächsten Tag
  • Was unwichtig ist oder Müll, direkt löschen
  • Extrem wichtige E-Mails direkt beantworten
  • Alle bearbeitete Nachrichten direkt archivieren…aus dem Kopf aus dem Sinn

Dies ist deine tägliche Routine die du immer anwendest, keine Ausreden! Du wirst sehen wie effektiv du nach und nach deine E-Mails bearbeitest und deine Postfach sich immer weiter gegen Null leert.

Die oben angesprochene Snooze Funktion (Schlummermodus) ist extrem hilfreich, wenn du bei deiner täglichen Routine eine E-Mail nicht direkt beantworten kannst. Angenommen eine Kunde schickt mir heute ein E-Mail mit wichtigen Fragen für ein Event. Da ich weiß, dass ich morgen ein Meeting mit meinen Dienstleistern habe, lege ich mir diese Nachricht auf den nächsten Tag und sie taucht automatisch in meinem Postfach zur gewünschten Zeit auf.  Super nützlich oder?

Durchforste regelmäßig deine Newsletter, brauchst du diese wirklich? Melde dich von allem ab was dich ablenkt und unnütz ist. Ich nutze dafür Filter damit gehen alle Newsletter automatisch in einen separaten Ordner den ich regelmäßig anschaue. 

Besondere Tipp: Talk to people - Rede mit Menschen! Wenn es dich 10-15min kostet eine Antwort zu verfassen oder es um ein komplexes Thema geht, sprich direkt mit der Person (persönlich/Telefon). Das wirkt Wunder. Du musst nicht auf eine Rückmeldung warten, hast die Aufgabe schneller erledigt, die interne Kommunikation verbessert und deine Produktivität extrem gesteigert.

Mein persönliche Empfehlung um täglich effektiv zu arbeiten, schalte alle Benachrichtigung & Klingeltöne aus. Auf meinem Laptop & Smartphone gibt keine E-Mail einen Ton von sich und erscheint auch nicht im Sperrbildschirm (wende ich für alle meine Programme an). So entscheide ich selbst wann ich mich um Nachrichten kümmere, habe die volle Kontrolle und kann mich auf die Aufgaben konzentrieren die wirklich wichtig sind.

JUST DO IT! Es gibt keinen Geheim Tipp oder ultimative Zauberformel….einfach machen!
Was sind deine besten Methoden um die E-Mail Flut zu bewältigen? Schreibt eure Erfahrungen in die Kommentare.