7 ultimative Praxis Tipps für die perfekte Event Location

Mit einer außergewöhnliche Location wird eure Veranstaltung zum vollem Erfolg. Wie Ihr die perfekte Location findet  und was es zu beachten gilt, erfahrt Ihr in diesen diesem Beitrag mit meinen ultimativen Praxis Tipps.

1. Größe der Veranstaltung

Als erstes gilt es zu klären wie groß soll eure Veranstaltung werden. Plant ihr einen exklusiven Rahmen von 30 Leuten oder eine größerer Anlass mit ein paar hundert Teilnehmern? Eine Firmenfeier mit Catering und ein paar Sitzgelegenheiten für 30 Leute, benötigt ca. 50-70 m2.  Wollt Ihr jedoch eine Band/DJ engagieren oder Vorträge auf einer Bühne halten benötigt Ihr deutlich größere Räume mit mind. 100-200 m2. Gute erste Anlaufstellen, um sich einen Überblick zu verschaffen sind spezialisierte Eventportale wie Eventsofa & Eventinc.

2. Lage Location

Wäre doch zu schade wenn Ihr ein außergewöhnliches Event plant, eure Teilnehmer aber nicht zu euch finden. Die Lage sowie die Verkehrsanbindung sind ein wichtiger Bestandteil, damit eure Teilnehmer entspannt & reibungslos mit dem Auto oder der Bahn anreisen können. Achtet auch darauf das ausreichend Parkplätze zur Verfügung stehen oder stellt einen Shuttle Service zur Verfügung. 

3. Warum das ganze? Art der Veranstaltung

Viele vergessen, sich über den offensichtlichsten Punkt Gedanken zu machen. Eventkonzeption - Warum planst du diese Veranstaltung? Was sind deine Ziele? Möchtest du deine Kunden enger an dich binden? Dein Image verbessern oder deine Mitarbeiter/innen wertschätzen um dein Unternehmen erfolgreicher zu machen?

Für mich sind klassische Seminar Räume und Hotels schon seit Jahren völlig uninteressant. Die Teilnehmer kenne diese langweilige Konzepte schon zur genüge. Ich bin der Meinung, dass man sich selbst immer wieder mit neuen & frischen Ideen weiterentwickeln sollte.

Off-Locations bieten genau das - in einer ungewöhnlichen Location, spannende Atmosphäre schaffen, in der man sein  Veranstaltungskonzept und seiner Fantasie freien laufen lassen kann. Gutes Beispiel ist die Duisburger Gebläsehalle.

 Eventmanager •Freelancer •Veranstaltungsplanung •Projektleiter •Produktionsleitung •Firmenevents

4. Achtung versteckte Kosten

Habt Ihr eine geeignete Räumlichkeit gefunden kommt man um eine detaillierte Budgetplanung nicht drumherum. Dabei sollte Ihr nicht nur die “nackten” Raumpreise auf den einzelnen Webseiten berechnen, sondern euch ein detailliertes Angebot erstellen lassen. Achtung bei Pauschalbeträgen, diese gelten immer für ein gewissen Zeitraum und werden danach pro Stunde berechnet.

Catering, hier variiert der Preis & Qualität sehr stark je nach Wünschen und Aufwand. Achtet darauf, dass alle Getränke alkoholisch & alkoholfrei genau aufgelistet sind. Fehlerhafter Klassiker:  Die Getränke-Pauschle, für Kaffee, Tee, Softdrinks, weitere Getränke werden extra berechnet. Was die Kosten schnell in die Höhe treibt.

Kosten für Service Personal - wieviel Personal braucht Ihr wirklich und wie lange muss es vor Ort sein? Gibt es einen Nachtzuschlag?

Raumnutzung: Bei einer Firmenfeier kann es auch mal länger dauern und dabei ist zu beachten wie lange Ihr die Location nutzen dürft und wie hoch die Kosten nach diesem Zeitraum sind.

Ausstattung • Technik: Oftmals gibt es eine Grundausstattung wie Tische und Stühle, wenn Ihr Extras wie eine Bühne, Technik oder Dekoration benötigt kostet das zusätzlich. Kleiner Tipp am Rande: Sucht euch eine Location die ein gute Grundausstattung an Deko hat und schon von alleine eine tolle Atmosphäre bietet.

Sicherheit • extra Personal: Die Sicherheit eurer Gäste ist oberste Priorität, wird immer noch oft vernachlässigt. Aber Feuerwehr, Security und Sicherheitsbeauftragter sind nicht immer notwendig, aber bei einigen Locations verpflichtend dabei. Hier gilt genau zu prüfen wie hoch der Stundensatz ist und überlegt gut wie lange Ihr dieses Personal benötigt.

5. You see what you get - Ortsbesichtigung

Um ein Gefühl für die Räumlichkeiten zu bekommen ist eine Vor-Ort Besichtigung unerlässlich. Vieles könnt Ihr per Telefon & Internet klären aber einer der wichtiges Punkte eurer Veranstaltung ist der Ort des Geschehens. Die direkte Absprache mit den Verantwortlichen der Location helfen euch euer Konzept besser zu planen, gibt euch mehr Sicherheit und sorgt insgesamt für einen reibungsloseren Ablauf.

6. Der frühe Vogel fängt den Wurm - rechtzeitig Buchen

Ein weiterer Punkt den sehr viele unterschätzen, bucht eure Traum-Location rechtzeitig sonst ist sie vergeben. Es gibt nicht schlimmeres als das eure gesamte Planung für ein außergewöhnliches Event für umsonst ist.

7. Vier Hände schaffen mehr als zwei - professionelle Eventplaner

Viele unterschätzen den Aufwand für ein erfolgreiches Event. Gerade wenn man seine Kunden begeistern möchte oder sein Image verbessern will ist ein reibungsloser Ablauf enorm wichtig. So wollt Ihr an diesem besonderen Tag nicht gestresst gegenüber euren Teilnehmer sein und euch auf das wesentliche an diesem Abend konzentrieren. Hier ist es ratsam professionelle Eventplaner zu engagieren, dass muss keine große Eventagentur sein. Freelancer bieten sehr flexible Möglichkeiten, haben großartige Ideen, gute Kontakte, arbeiten kostenoptimiert und können schnell auf Individuelle Bedürfnisse reagieren. Generell gilt: Gut führt, wer delegiert und sich nicht zu viel vornimmt.

Spezial Tipp: Habt immer einen Plan B in der Tasche, so könnt ihr sehr schnell reagieren falls euere Planung nicht wie gewünscht verlaufen sollte.

Ich hoffe ich konnte euch wertvolle Tipps zur passenden Event Location geben. Was sind euere größten Hürden bei der Suche? Habt Ihr weitere Tipps?

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